Web sitesi bakım sözleşmesinde şu maddeler yazılı olmalı: bakımın kapsamı ve sıklığı, yedekleme ve geri yükleme, güvenlik ve güncellemeler, arıza türüne göre yanıt süresi, kapsam dışı işler, alan adı ile hesapların sahipliği, kişisel veri sorumluluğu, süre ve çıkışta devir. Bu yazı hazır bir sözleşme metni vermiyor; teklifinizi ya da sözleşme taslağınızı yanına koyup madde madde işaretleyebileceğiniz bir kontrol listesi. Hukuki görüş değildir; bağlayıcı metin için bir hukukçuya danışın.
Bakım sözleşmesi neden ayrı yazılır?
Siteyi yaptıran kişiyle bakımını yapan kişi aynı olmayabilir; aynı olsa bile iki iş farklıdır. Yapım bir kez teslim edilir, bakım ise her ay devam eder ve sorun çıktığında "bakıma dahil miydi?" sorusu ortaya çıkar. Yapım sözleşmesinde teslim ve yayın, bakım sözleşmesinde süreklilik yazılır. Yapım tarafını freelance web tasarımcı sözleşmesi yazısında, teslim anında neye bakacağınızı web sitesi teslim alırken kontrol listesi yazısında anlattım. SEO hizmeti için ayrı bir liste var: SEO sözleşmesinde olması gerekenler.
Bakım sözleşmesi kontrol listesi
| Madde | Yazılı olması gereken | Sorulacak soru |
|---|---|---|
| Kapsam | Bakıma dahil işlerin listesi: çekirdek, tema ve eklenti güncellemesi, yedekleme, güvenlik taraması, uptime izleme | "Bakım" tam olarak hangi işleri kapsıyor? |
| Sıklık | Güncelleme ve yedekleme sıklığı (günlük, haftalık, aylık) ve güncellemelerin önce test ortamında denenip denenmediği | Güncelleme siteyi bozarsa kim, ne kadar sürede geri alıyor? |
| Yedekleme | Yedeğin ne sıklıkla alındığı, nerede saklandığı (sunucu dışı mı), kaç sürüm tutulduğu, geri yükleme testi | Yedekten geri yüklemeyi hiç denediniz mi? |
| Güvenlik | Yama, tarama, saldırı sonrası temizlik, bunların ücrete dahil olup olmadığı | Site hacklenirse temizlik bakıma dahil mi? |
| Yanıt süresi | Arıza türüne göre ilk yanıt ve çözüm hedefi, çalışma saatleri, ulaşma kanalı | Site gece çökerse kime, nasıl ulaşırım? |
| Kapsam dışı işler | Bakıma girmeyen işlerin listesi ve ücretlendirmesi (yeni sayfa, tasarım değişikliği, yeni özellik) | Metin ya da görsel değişikliği kapsamda mı? |
| Sahiplik ve erişim | Alan adı, hosting, yönetici hesapları ve yedekler müşteri adına olur | Çıkarsam hesaplara erişimim sürüyor mu? |
| Kişisel veri | Bakımı yapanın hangi verilere eriştiği ve nasıl koruduğu | Form kayıtlarına ve müşteri verisine erişiminiz var mı? |
| Süre ve fesih | Başlangıç, süre, bildirim süresi, fesihte devir | Çıkmak istersem ne kadar önceden haber veririm? |
| Ücret ve ödeme | Aylık tutar, ödeme günü, kapsam dışı iş ücreti, tutarın ne zaman güncelleneceği | Fiyat yıl içinde değişebilir mi? |
Bakıma neler dahil olmalı?
Bakım, sitenin çalışır ve güvenli kalmasını sağlayan düzenli işlerdir. WordPress gibi bir yapıda bunlar çekirdek, tema ve eklenti güncellemeleri, yedekleme, güvenlik taraması ve sitenin açık olup olmadığının izlenmesidir. Bunların hepsi sözleşmede tek tek yazılmalı; "site bakımı" gibi tek satırlık bir ifade sonradan her iki tarafı da yanlış beklentiye sokar. Yazılım güncellemelerinin neden önemli olduğunu ve bakımsız sitenin nasıl pahalıya gelebileceğini web sitesi ne zaman yenilenmeli yazısında anlattım.
- Güncellemeler: yalnızca "yapılır" yazmak yetmez; ne sıklıkta yapıldığını ve önce test ortamında denenip denenmediğini sorun. Güncelleme sonrası görünüm ya da form bozulursa geri alma sorumluluğunun kimde olduğu yazılı olsun.
- Yedekleme: yedeğin yalnızca sitenin bulunduğu sunucuda tutulması yeterli değildir; sunucu dışında ikinci bir kopya bulunmalı. Yedeği geri yüklemek ayrı bir iştir; yedek alındığını söylemek yerine geri yüklemenin test edilip edilmediğini sorun.
- Güvenlik: tarama ve yama bakıma dahil olabilir; saldırı sonrası temizlik çoğu zaman ayrı ücretlendirilir. Hangisinin hangi kutuya girdiğini yazdırın.
- İzleme: sitenin açık olup olmadığının ve alan adı ile SSL sertifikasının bitiş tarihinin takibi. Sertifikanın ne olduğunu SSL sertifikası nedir yazısında anlattım.
Yanıt süresi nasıl yazılır?
"En kısa sürede" ifadesi taahhüt değildir. Arıza türüne göre ilk yanıt ve çözüm hedefini yazdırın. Aşağıdaki tablo bir örnek yapıdır; sürelerin sizin işinize uygun olup olmadığını teklif sahibiyle konuşun.
| Arıza türü | Örnek | Sözleşmede ne yazmalı? |
|---|---|---|
| Kritik | Site açılmıyor, ödeme ya da randevu formu çalışmıyor | İlk yanıt süresi, çalışma saatleri dışında ulaşma yolu, çözüm hedefi |
| Önemli | Bir sayfa ya da bölüm bozuk görünüyor | İlk yanıt süresi ve çözüm hedefi (iş günü olarak) |
| Normal | Küçük görsel hata, metin düzeltmesi | Hangi talebin bakıma, hangisinin kapsam dışı işe girdiği |
Çalışma saatlerini, hafta sonu ve tatil günlerinde nasıl ulaşılacağını ve taleplerin hangi kanaldan (e-posta, WhatsApp, destek formu) alınacağını da ekleyin. Talepler tek kanalda toplanırsa kayıt tutmak kolaylaşır.
Kapsam dışı işler
Bakım sözleşmelerinde en çok anlaşmazlık "bu da bakım" ile "bu yeni iş" arasındaki çizgide çıkar. Bu çizgiyi baştan yazın:
- Metin, fiyat ya da görsel değişikliği bakıma dahil mi, saat bazlı ek iş mi?
- Yeni sayfa, yeni özellik ya da tasarım değişikliği hangi ücretle yapılır?
- Başka bir geliştiricinin siteye yaptığı müdahalenin yol açtığı sorun kapsamda mı?
- Hosting, alan adı ve eklenti lisans ücretleri kimin adına ve kimin bütçesinde?
Bu kalemlerin yıl içinde toplam maliyete etkisini web sitesinin yıllık maliyeti yazısında topladım; aylık bakım ücretinin işinize göre nasıl değiştiğini ise WordPress bakım fiyat hesaplama aracında görebilirsiniz.
Alan adı, hosting ve hesap sahipliği
Alan adı, hosting hesabı, yönetici kullanıcıları ve yedekler sizin adınıza olmalı. Bakımı yapan kişi sizin hesabınıza yetkili kullanıcı olarak girer; hesabı kendi adına tutmaz. Bu madde sözleşme bittiğinde ya da ilişki bozulduğunda siteye erişiminizi korur. Ayrıntısı alan adı ve hosting kimin adına olmalı yazısında.
Kişisel veri: bakımı yapan veri işleyen olabilir
Sitenizde iletişim formu, randevu ya da üyelik varsa kayıtlar kişisel veridir. Bakımı yapan kişi bu verilere eriştiği ölçüde sizin adınıza veri işleyen konumunda olabilir. Sözleşmede hangi verilere erişildiği, verinin nerede tutulduğu, üçüncü kişilerle paylaşılıp paylaşılmadığı ve sözleşme bitince erişimin nasıl kapatıldığı yazılmalıdır. Bu başlıkta yasal sorumluluk için bir hukukçudan görüş alın.
Süre, fesih ve çıkışta devir
Bakım doğası gereği sürekli bir iştir; bu yüzden süreyi ve çıkış koşullarını netleştirin:
- Sözleşme süresi (aylık ya da yıllık) ve otomatik yenileme olup olmadığı.
- Fesih için bildirim süresi ve bildirimin şekli.
- Çıkışta devredilecekler: yönetici erişimi, son yedek, kullanılan eklentilerin listesi ve ayarlar.
- Devir sırasında yardım süresi ve bunun ücretli olup olmadığı.
İmzadan önce son kontrol
- Kontrol listesindeki her satırı teklifte ya da sözleşmede bulun; bulamadığınızı yazdırın.
- "Kapsam dışı" listesini isteyin; boşsa her iş tartışmaya açıktır.
- Yanıt süresi tablosunu kendi işinizin ritmiyle karşılaştırın.
- Hesapların kimin adına açılacağını yazılı cevaplatın.
- Yedekten geri yükleme testinin yapıldığını sorun.
- Önemli bir bedel söz konusuysa metni bir hukukçuya gösterin.
Teklifleri fiyat dışında nelere göre karşılaştıracağınızı web sitesi teklifleri nasıl karşılaştırılır yazısında anlattım; mantık bakım teklifleri için de aynıdır. Bu yazıdaki tablolar bir kontrol listesidir; hukuki görüş yerine geçmez.
Sık sorulan sorular
Web sitesi bakım sözleşmesi şart mı?
Yasal bir zorunluluk olduğunu söylemiyorum; ancak bakımı kim yapıyorsa, kapsamı yazılı olmazsa sorun çıktığında dayanak kalmaz. Küçük bir iş bile olsa kapsamı, yanıt süresini ve erişimleri e-postayla olsun yazıya geçirin.
Bakım sözleşmesi ile destek sözleşmesi aynı şey mi?
Çoğu zaman aynı belgenin iki adıdır, ama içerik farklı olabilir. Bakım güncelleme, yedek ve güvenlik gibi düzenli işleri; destek ise talep üzerine yapılan düzeltmeleri anlatır. Belgenin hangisini kapsadığına başlığa değil içeriğe bakarak karar verin.
Bakım ücretine içerik değişikliği girer mi?
Bu tamamen sözleşmeye bağlıdır. Girmiyorsa, değişiklik talebinin nasıl ücretlendirileceğini (saatlik ya da paket) yazdırın.
Bakım yaptırmazsam ne olur?
Yazılım güncellenmediğinde güvenlik açıkları açık kalır, eklentiler birbiriyle uyumsuzlaşabilir ve sorun çıktığında geri dönecek güncel bir yedek olmayabilir. Bakım, bu riskleri düzenli işlere bölen bir önlemdir.
Sitenizin bakım ihtiyacını ve bütçesini görmek isterseniz, aşağıdaki araçtan başlayabilirsiniz.